Um Ihnen die Zusammenarbeit mit den Lieferanten zu vereinfachen, gibt es in Prospeum das sogenannte FAQ Tool.
Wie bereits erwähnt, können Sie auf das FAQ Tool entweder übe das Widget auf der rechten Seite, oder den Knopf "Fragen Tool" auf der linken Seite (nicht in allen Tabs sichtbar) zugreifen.
Im FAQ Tool finden Sie sämtliche Tickets (dies können Vorschläge oder auch Fragen ihrer Lieferanten sein) tabellarisch aufgelistet vor.
Im Folgenden wollen wir darauf eingehen, wie Sie die Tickets verwalten und beantworten können.
Tickets verwalten
Öffnen Sie zunächst das FAQ Tool.
Sie gelangen in die folgende Ansicht.
In der linken Filterleiste können Sie zu einer besseren Übersicht alle Tickets filtern. Hierbei bieten wir Ihnen folgende Möglichkeiten:
- Filtern nach Referenz: Wo wurde das Ticket erstellt (Roadmap, Projektinformationen, Fragebogen oder Preisblatt)
- Filtern nach Lieferant (Ersteller des Tickets)
- Nur unbeantwortete Tickets anzeigen
Auf der rechten Seite sehen Sie die Hauptverwaltungskonsole. Alle Tickets sind entsprechend ihres Bezugs auf Elemente in der Ausschreibung sortiert. Zudem sehen Sie den Titel, den Ersteller und das Erstellungsdatum. Sobald Sie ein Ticket beantwortet haben, können Sie rechts die Antwort einsehen.
Zudem sehen Sie oben rechts den Reiter "Häufig gestellte Fragen". In diesem Reiter erscheinen alle Tickets die Sie generell an alle Lieferanten beantwortet haben.
Um ein Ticket einzusehen, klicken Sie auf den Titel des Tickets. Sie erhalten folgendes PopUp.
Sie sehen nun die Frage/Vorschlag des Lieferanten. Über den Knopf "Zugewiesene Objekte" können Sie sich den Kontext des Tickets anzeigen lassen.
Anschließend können Sie in diesem Kontextmenü das Ticket direkt an den Lieferanten beantworten. Mehr dazu im Folgenden dieses Artikels.
Möchten Sie zurück in die Übersicht, klicken Sie auf "Zurück".
Tickets beantworten
In Prospeum können Sie Tickets auf zwei Arten beantworten: Entweder direkt (nur an den erstellenden Lieferanten), oder generell wobei Sie die Frage und Antwort allen teilnehmenden Lieferanten veröffentlichen.
Ein Ticket direkt beantworten
Um ein Ticket direkt zu beantworten, öffnen Sie das Ticket wie oben beschrieben. Anschließend tragen Sie Ihre Antwort in das dafür vorgesehene Feld ein und klicken schließlich auf "Speichern".
Das Ticket ist nun beantwortet und Sie bekommen dies auch in der Übersicht angezeigt.
Klicken Sie auf "Antwort" um die Antwort nochmals einzusehen, bzw. eine weitere Antwort-Nachricht zu verfassen.
Ein Ticket generell beantworten
Sofern ein Ticket für alle Lieferanten von Relevanz ist, haben Sie die Möglichkeit, die Frage und Antwort allen Lieferanten zur Verfügung zu stellen. Gleichermaßen könnte es auch sein, das mehrere Lieferanten die gleiche bzw. eine ähnliche Frage gestellt haben.
Um das Ticket allen zu beantworten, gehen Sie wiefolgt vor:
Wählen Sie über die Auswahlfelder alle relevanten Tickets zur selben Frage aus. Klicken Sie anschließend auf "Allen antworten" in der Action-Bar.
Sie haben nun die Möglichkeit, die Frage nochmals zu bearbeiten und anschließend eine Antwort zu verfassen. Klicken Sie nach Abschluss auf "Speichern".
Sie sehen nun in der Übersicht, dass die Frage mit einer öffentliche Antwort beantwortet wurde. Diese Antwort können Sie über den Reiter "Häufig gestellte Fragen" einsehen.