Zu jeder Ausschreibung können Sie ein dediziertes Onboarding festlegen, welches ein Lieferant durchlaufen muss, bevor er an der Ausschreibung teilnehmen kann.

Im Folgenden erläutern wir, wo Sie das Onboarding festlegen. Anschließend erläutern wir, wie ein Onboarding erstellt wird.

Onboarding aufsetzen

Um das Onboarding festzulegen, wählen Sie im virtuellen Projektraum den Reiter "Beschaffungsinformationen" aus.

Sie sehen das Feld "Eingangsfragebogen". Standardmäßig ist kein Onboarding hinterlegt, sodass jeder neu eingeladene Lieferant direkt die Ausschreibung einsehen kann.

Um ein Onboarding nutzen zu könne, müssen Sie dieses vorher in den Vorlagen erstellt haben (siehe dazu unten Onboarding erstellen).

Um ein Standardonboarding zu definieren, klicken Sie auf "Prozess auswählen". Suchen Sie sich im Popup den passenden Prozess aus und klicken Sie auf das +-Symbol um diesen hinzuzufügen.

Onboarding erstellen

Gehen Sie bitte in der Navigationsleiste auf Vorlagen > Eingangsfragebogen

Klicken Sie oben rechts auf "Neues Template" und legen das Template an.

Klicken Sie anschließend auf das Bearbeiten (Stift) Symbol des neuen Templates, um dieses zu bearbeiten.

Um Ihre erste Frage zu definieren, wählen Sie oben Links das +-Symbol und anschließend in der obigen Leiste eine der zur Verfügung stehenden Optionen aus.

Erstellen Sie die jeweilige Frage und klicken Sie anschließend auf speichern. Sie sehen, dass die Frage links in der Navigationsleiste auftaucht.

Sie können nun mit der nächsten Frage fortfahren.

Sobald Sie alle Fragen erstellt haben, gelangen Sie über "Zum Projekt" in der Action-Bar wieder zurück in den virtuellen Projektraum.

Fragen erstellen

Wir beschreiben nun die Art und Weise, wie Sie die einzelnen Fragetypen erstellen.

Freitext

Bei Freitextfragen überlassen Sie dem Lieferant die Möglichkeit in einem freien Format auf Ihre Frage zu antworten. Hierbei ist keine automatische Prüfung der Antwort möglich.

Die Freitextfrage besteht aus einem Titel, der Frage selbst und kann optional um eine detaillierte Beschreibung ergänzt werden.

Geben Sie zunächst den Titel der Frage ein
Möchten Sie einen beschreibenden Text hinzufügen, so tragen Sie diesen bei "Beschreibung" ein
Stellen Sie ihre Frage bitte im Feld "Onboarding Frage"
Sofern Sie zusätzliche Dateien anfügen möchten, können Sie dies über "Datei anfügen" tun
Sofern die Antwort von Ihnen bzw. ihren Kollegen manuell geprüft und freigegeben werden muss, klicken Sie oben Rechts auf "Require Approval"
Speichern Sie ihre Frage über "Speichern" in der Action-Bar

Multiple Choice

Dieses Frageformat gibt Lieferanten einen vordefinierten Antwortrahmen vor und ermöglicht die Auswahl mehrerer Antworten. Hierbei ist sowohl die manuelle Freigabe, als auch die automatische Prüfung möglich.

Die Multiple Choice Frage besteht aus einem Titel, der Frage selbst, sowie den Antwortoptionen und kann optional um eine detaillierte Beschreibung ergänzt werden.

Geben Sie zunächst den Titel der Frage ein
Möchten Sie einen beschreibenden Text hinzufügen, so tragen Sie diesen bei "Beschreibung" ein
Stellen Sie ihre Frage bitte im Feld "Onboarding Frage"
Tragen Sie nun die Antwortoptionen ein. Um weitere Antwortoptionen hinzuzufügen, klicken Sie auf das blaue +-Symbol neben "Lieferanteneingabe". Möchten Sie eine Option wieder entfernen, löschen Sie Optionen über das Papierkorbsymbol.
Sofern Sie zusätzliche Dateien anfügen möchten, können Sie dies über "Datei anfügen" tun
Sofern die Antwort von Ihnen bzw. ihren Kollegen manuell geprüft und freigegeben werden muss, klicken Sie oben Rechts auf "Manuelle Genehmigung"
Sofern die Lieferantenantwort automatisch geprüft werden soll, klicken Sie auf "Pflichtvorgabe zulassen". Sie haben nun die Wahl zwischen Mindestanforderungen (Minimum Requirement) und genauen Anforderungen (Exactly):
- Mindestanforderungen: Sie wählen die Optionen aus, welche der Lieferant mindestens erfüllen muss, können aber auch darüberhinaus bessere Optionen anbieten.
- Genaue Anforderungen: Sie wählen alle Optionen aus, die der Lieferant zwingend erfüllen muss.
Setzen Sie anschließend bei den Antwort-Optionen einen Haken vor die entsprechenden Antworten zur automatischen Prüfung und Freigabe.

Speichern Sie ihre Frage über "Speichern" in der Action-Bar

Einzelwahl

Dieses Frageformat gibt Lieferanten einen vordefinierten Antwortrahmen vor, ermöglicht jedoch nur die Auswahl einer einzigen Antwort. Hierbei ist sowohl die manuelle Freigabe, als auch die automatische Prüfung möglich.

Die Einzelwahlfrage besteht aus einem Titel, der Frage selbst, sowie den Antwortoptionen und kann optional um eine detaillierte Beschreibung ergänzt werden.

Geben Sie zunächst den Titel der Frage ein
Möchten Sie einen beschreibenden Text hinzufügen, so tragen Sie diesen bei "Beschreibung" ein
Stellen Sie ihre Frage bitte im Feld "Onboarding Frage"
Tragen Sie nun die Antwortoptionen ein. Um weitere Antwortoptionen hinzuzufügen, klicken Sie auf das blaue +-Symbol neben "Lieferanteneingabe". Möchten Sie eine Option wieder entfernen, löschen Sie Optionen über das Papierkorbsymbol.
Sofern Sie zusätzliche Dateien anfügen möchten, können Sie dies über "Datei anfügen" tun
Sofern die Antwort von Ihnen bzw. ihren Kollegen manuell geprüft und freigegeben werden muss, klicken Sie oben Rechts auf "Require Approval"
Sofern die Lieferantenantwort automatisch geprüft werden soll, klicken Sie auf "Allow Mandatory Settings". Setzen Sie anschließend bei den Antwort-Optionen einen Haken vor die "korrekte" Antwort zur automatischen Prüfung und Freigabe.

Speichern Sie ihre Frage über "Speichern" in der Action-Bar

Dokumentenabfrage

Dieses Frageformat erfragt beim Lieferanten das hochladen eines Dokuments. Dieser Fragentyp muss immer manuell geprüft werden

Die Dokumentenabfrage besteht aus einem Titel, der Frage selbst, sowie einem Dateiupload.

Geben Sie zunächst den Titel der Frage ein
Stellen Sie ihre Frage bitte im Feld "Onboarding Frage"
Sofern Sie eine Datei-Vorlage anfügen möchten, können Sie dies über "Datei auswählen" tun
Die Antwort muss von Ihnen bzw. ihren Kollegen manuell geprüft und freigegeben werden.
Speichern Sie ihre Frage über "Speichern" in der Action-Bar

Ja/Nein (Boolesche) Frage

Dieses Frageformat gibt Lieferanten einen vordefinierten Antwortrahmen mit 2 Antworten vor, ermöglicht jedoch nur die Auswahl einer einzigen Antwort. Hierbei ist sowohl die manuelle Freigabe, als auch die automatische Prüfung möglich.

Die Ja/Nein Frage besteht aus einem Titel, der Frage selbst, sowie den 2 Antwortoptionen und kann optional um eine detaillierte Beschreibung ergänzt werden.

Geben Sie zunächst den Titel der Frage ein
Möchten Sie einen beschreibenden Text hinzufügen, so tragen Sie diesen bei "Beschreibung" ein
Stellen Sie ihre Frage bitte im Feld "Onboarding Frage"
Tragen Sie nun die Antwortoptionen ein.
Sofern Sie zusätzliche Dateien anfügen möchten, können Sie dies über "Datei anfügen" tun
Sofern die Antwort von Ihnen bzw. ihren Kollegen manuell geprüft und freigegeben werden muss, klicken Sie oben Rechts auf "Require Approval"
Sofern die Lieferantenantwort automatisch geprüft werden soll, klicken Sie auf "Allow Mandatory Settings". Setzen Sie anschließend bei den Antwort-Optionen einen Haken vor die "korrekte" Antwort zur automatischen Prüfung und Freigabe.

Speichern Sie ihre Frage über "Speichern" in der Action-Bar

Numerisch

Dieses Frageformat gibt Lieferanten die Möglichkeit eine numerische Antwort auf Ihre Frage abzugeben. Hierbei ist sowohl die manuelle Freigabe, als auch die automatische Prüfung möglich.

Die Numerische Frage besteht aus einem Titel, der Frage selbst und kann optional um eine detaillierte Beschreibung ergänzt werden.

Geben Sie zunächst den Titel der Frage ein
Möchten Sie einen beschreibenden Text hinzufügen, so tragen Sie diesen bei "Beschreibung" ein
Stellen Sie ihre Frage bitte im Feld "Onboarding Frage"
Sofern Sie zusätzliche Dateien anfügen möchten, können Sie dies über "Datei anfügen" tun
Sofern die Antwort von Ihnen bzw. ihren Kollegen manuell geprüft und freigegeben werden muss, klicken Sie oben Rechts auf "Manuelle Genehmigung"
Sofern die Lieferantenantwort automatisch geprüft werden soll, klicken Sie auf "Pflichtvorgabe zulassen". Sie haben nun die Wahl zwischen den mathematische Operatoren = (exactly/ist gleich), > (is larger than/ist größer als) und < (is smaller than/ist kleiner als). Wählen Sie den entsprechenden Operator aus.
Tragen Sie anschließend im Eingabefeld die abzugleichende Kennzahl zur automatischen Prüfung und Freigabe ein.

Speichern Sie ihre Frage über "Speichern" in der Action-Bar

Fragen bearbeiten und löschen

Möchten Sie eine Frage bearbeiten, so wählen Sie diese links in der Navigation aus.

Sie können diese nun entweder über einen Klick auf das rote Papierkorb-Symbol löschen, oder über einen klick auf das blaue Bearbeiten-Symbol bearbeiten.

Sofern Sie bearbeiten wählen, speichern Sie die neue Version anschließend indem Sie "Speichern" in der Action-Bar auswählen.