Im folgenden gehen wir auf die Themen rund um die Bewertung der Angebote ein.

Angebote entsiegeln

Nachdem Ihre Lieferanten ihre Angebote abgegeben haben und die Evaluations-Phase begonnen hat, können Sie mit der Bewertung beginnen.

Der erste Schritt hierbei ist das Entsiegeln der Angebote. Gehen Sie hierzu im Lieferanten-Tab über die Navigationsleiste entweder zu "Bewertung: Fragebogen" oder "Bewertung: Preisblatt". Sie finden ein großes Schloss vor.

Wählen Sie "Angebote freigeben" und bestätigen dies im anschließenden Popup.

Die Angebote sind nun einsehbar und können bewertet werden.

Fragebogen bewerten

Um die Antworten der Lieferanten auf den Fragebogen zu bewerten, klicken Sie in der linken Navigation auf "Bewertung: Fragebogen".

Sie sehen nun eine Liste aller Lieferanten mit Informationen:

Abgabe: Gibt Ihnen nochmals eine Information darüber, ob der Lieferant ein formales Angebot abgegeben hat
Bewertung: Sobald mit der Bewertung begonnen wird, erscheinen hier die Punktzahlen, welche die Lieferanten erreicht haben
Fehlende Bewertungen: Gibt Ihnen an, von welchen Teammitglieder wie viele (durch den roten Zähler) Fragen noch nicht bewertet wurden
Gesamtbewertung: durch einen Klick auf "Gesamtbewertung >>>" springen Sie in den Bewertungsmodus.
Alle Dateien herunterladen: Durch einen Klick auf das Download-Symbol laden Sie alle Anhänge des jeweiligen Lieferanten gebündelt herunter

Wechseln Sie durch klicken auf "Gesamtbewertung >>>" in den Bearbeitungsmodus.

Sie erhalten zunächst die folgende Ansicht

Generelles

Auf der linken Seite sehen Sie die gestellten Fragen, rechts davon die Antworten des Lieferanten. Die Antworten beinhalten sowohl das Antwortfeld, als auch zugehörige Dokumente, welche Sie durch einen Klick auf das blaue Dokumentsymbol auswählen können.

Die obigen Filterleisten ermöglichen Ihnen Fragebogensektionen und Lieferanten ein- und auszublenden.

Zum Ausblenden klicken Sie auf das jeweilige Kreuz neben dem Tag. Möchten Sie alle ausblenden, klicken Sie auf das rechte Kreuz in der jeweiligen Filterleiste.

Zum Einblenden klicken Sie in die Filterleiste und wählen im Anschluss die Optionen aus, welche eingeblendet werden sollen.

Über den Download-Button in der rechten, unteren Ecke können Sie alle Angebote als .csv Datei exportieren.

Die Bewertung durchführen

Um die Angebote zu bewerten, steht Ihnen eine Punkteskala von 1 (schlecht) - 5 (sehr gut) zur Verfügung.

Tragen Sie Ihre Bewertung in das dafür vorgesehene Kästchen neben der Antwort ein. Handelt es sich um eine Autoscoring Frage, können Sie keine Bewertung vergeben.

Möchten Sie auch einen Kommentar zu Ihrer Bewertung hinterlassen, so wählen Sie das entsprechende Antwortfeld mit der Maus an und es öffnet sich ein Kommentar PopUp. Hier können Sie nun einen Kommentar hinterlassen und mit ENTER bestätigen, bzw. die Kommentare ihrer Kollegen einsehen.

Sobald mehrere Kollegen die Angebote bewerten, finden Sie das Informations Symbol vor. Sobald Sie Ihre Maus darauf bewegen, sehen Sie die Bewertungen Ihrer Kollegen.

Sollten in den Bewertungen Diskrepanzen >=2 Punkten bestehen, erscheint das gelbe Ausrufezeichen Symbol. Sie können auch hier wieder die Bewertungen der Kollegen sehen und eine etwaige Diskussion anstoßen.

Sobald Sie mit der Bewertung fertig sind, gelangen Sie über "Zurück" in der unteren linken Ecke wieder in den virtuellen Projektraum.

Preisblätter bewerten

Um die Preisblätter der Lieferanten zu bewerten, wählen Sie zunächst in der linken Navigation "Bewertung: Preisblatt".

Sie sehen nun eine Liste aller Lieferanten mit Informationen:

Abgabe: Gibt Ihnen nochmals eine Information darüber, ob der Lieferant ein formales Angebot abgegeben hat
Bewertung: Sobald mit der Bewertung begonnen wird, erscheinen hier die Punktzahlen, welche die Lieferanten erreich haben
Bewertungsstatus: Gibt Ihnen an, ob alle Preisblätter vollständig bewertet wurden
Gesamtbewertung: durch einen Klick auf "Gesamtbewertung >>>" springen Sie in den Bewertungsmodus.

Wechseln Sie durch klicken auf "Gesamtbewertung >>>" in den Bearbeitungsmodus.

Sie erhalten zunächst die folgende Ansicht

Sie sehen auf der linken Seite die von Ihnen angefragten Positionen. Rechts sehen Sie die abgegebenen Angebote. In der Spalte Best, zeigt Ihnen Prospeum nach Auswahl der Bewertungsmethode den hypothetisch günstigsten Anbieter über alle Lieferanten.

Zwischen den einzelnen Preisblättern wechseln Sie indem Sie im Reiter das gewünschte Preisblatt auswählen.

Bewertung durchführen

Bewerten Sie nun ein Preisblatt nach dem anderen wie folgt über die drei Bewertungsaktionsflächen über der Tabelle:

Wählen Sie die für Ihre Bewertung relevante Entscheidungsspalte (z.B. Gesamtpreis)
Entscheiden Sie, ob Sie nach dem Minimum oder Maximum suchen
Wählen Sie eine der 4 verfügbaren Bewertungsmethoden:
1. Element Scoring: Jedes Element wird mit dem bestmöglichen Preis innerhalb der Zeile verglichen. Das Verhältnis bestimmt wie viele Punkte der Lieferant erhält. Jede Zeile ist gleich gewichtet.
2. Simple Scoring: Bildet die Summe über alle Positionen in der Entscheidungsspalte und sucht den Anbieter mit der niedrigsten/höchsten Summe
3. Custom Scoring: Jedes Element wird mit dem bestmöglichen Preis innerhalb der Zeile verglichen. Das Verhältnis bestimmt wie viele Punkte der Lieferant erhält. Dabei wird die Gewichtung vom Nutzer eingestellt.
4. Average Scoring: Bildet den Durchschnitt über alle Positionen in der Entscheidungsspalte und sucht den Anbieter mit dem niedrigsten/höchsten Durchschnitt
Day System speichert die Bewertung automatisch
Fahren Sie mit dem nächsten Preisblatt fort.

Sobald Sie alle Preisblätter bewertet haben, können Sie über den "Zurück" Knopf oben links zurück in den virtuellen Projektraum gelangen.

Rangliste und Angebotsspiegel einsehen

Nachdem Sie und Ihre Kollegen den Fragebogen, sowie die Preisblätter bewertet haben, können Sie die Ergebnisse einsehen.

Das schnellste Ergebnis bietet Ihnen die Rangliste. Hierbei Sind die Lieferanten vom Besten zum Schlechtesten Ergebnis sortiert. Um die Rangliste einzusehen, klicken Sie im Lieferanten-Tab auf "Lieferantenübersicht". In der Spalte "Rang" sehen Sie bereits, dass die Lieferanten von Rang #1 bis #X geordnet sind.

Möchten Sie die Ergebnisse für etwaige Verhandlungen/Gespräche noch besser verstehen, so klicken Sie nun in der linken Navigation auf "Ergebnisse"

Sie sehen nun einen tabellarischen Angebotsspiegel, der Ihnen die Einzelergebnisse auf Fragebogensektions- und Preisblatt-Ebene aufbereitet. Anhand der grünen Markierungen, sehen Sie direkt, welcher Lieferant in welcher Sektion am besten abgeschnitten hat.

Außerdem zeigt Ihnen die Gesamt-Reihe, welcher Gesamtpunktzahl ein Lieferant erreicht hat.

Haben Sie ihr Projekt in Losen ausgeschrieben, so können Sie auch hier direkt ansehen, wie hierbei die Ergebnisse ausgefallen sind. Klicken Sie dazu auf "Teilprojektansicht" oben rechts.

Sie kommen nun in folgende Ansicht:

Hierbei wird Ihnen angezeigt, welcher Lieferant in den jeweiligen Losen am besten abgeschnitten hat, bzw. wieviele Punkte die Lieferanten in den einzelnen Losen erreicht haben. "Standard" bezieht sich auf alle Sektionen und Preisblätter, die keinem Los zugewiesen wurden.

Hatten Sie darüberhinaus auch unterschiedliche Bewertungskategorien eingestellt, können Sie die Ergebnisse dazu über "Bewertungstyp einsehen" erhalten.

Sie kommen in folgende Ansicht.

Hierbei können Sie sehen, wie gut jeder Lieferant in den von Ihnen definierten Bewertungskategorien abgeschnitten hat (im obigen Beispiel sind es "Technical & Commercial Evaluation"). Hierbei kann verglichen werden, wie gut der Lieferant insgesamt in der Kategorie abgeschnitten hat (über die Zeile Gesamt), bzw. wie gut er in den jeweiligen Einzelsektionen abgeschnitten hat.

Nächste Schritte

Über die Ergebnisauswertungen erhalten Sie eine gute Entscheidungsgrundlage für die nächsten Schritte. In Prospeum können Sie nun wie folgt fortfahren:

Sie können einen Lieferanten direkt nominieren
Sie können mehrere Lieferanten zu Verhandlungsrunden bzw. einem Beauty Contest einladen

Diese Aspekte werden im folgenden Artikel genauer beleuchtet.