Dieser Artikel führt Sie durch den Prozess der Prüfung eines vom Lieferanten eingereichten Onboardings. Sie lernen, wie Sie ein Onboarding genehmigen, zur Überarbeitung an den Lieferanten zurücksenden oder ablehnen können.
Voraussetzungen
- Ein Lieferant hat einen Onboarding-Prozess zur Prüfung eingereicht.
- Sie müssen als Prüfer oder Genehmiger für den entsprechenden Onboarding-Prozess zugewiesen sein.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Auf den zu prüfenden Onboarding-Prozess zugreifen
Sie haben mehrere Möglichkeiten, ein zur Prüfung anstehendes Onboarding zu öffnen:
- Über das Dashboard: Navigieren Sie zu Ihrem Dashboard. Im Widget Aufgaben finden Sie eine Aufgabe für das zu prüfende Onboarding. Klicken Sie darauf, um direkt zum Prozess zu gelangen.
- Über die Onboarding-Verwaltung:
- Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf Lieferanten.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü Onboarding-Verwaltung.
- Suchen Sie in der Liste das entsprechende Onboarding (Status: "LIEFERANT HAT EINGEREICHT O.Ä.") und klicken Sie darauf, um es zu öffnen.
2. Die Onboarding-Daten prüfen
- Innerhalb des Onboarding-Prozesses sehen Sie die vom Lieferanten ausgefüllten Daten, aufgeteilt in verschiedene Sektionen (z. B. Firmendaten, Bankkonto).
- Navigieren Sie durch die einzelnen Sektionen, indem Sie oben auf den Button Weiter klicken.
3. Sektionen, Dokumente und Fragebögen genehmigen
Je nach Konfiguration des Onboarding-Prozesses müssen bestimmte Elemente einzeln geprüft und bestätigt werden, bevor Sie fortfahren können.
- Dokumente/Zertifikate: Klicken Sie auf das runde Kreissymbol neben jedem hochgeladenen Dokument, um es als geprüft zu markieren.
- Fragebögen: Scrollen Sie zum Ende des Fragebogens und klicken Sie auf den Button Diesen Fragebogen genehmigen. Falls der Fragebogen KO-Kriterien enthält, die nicht erfüllt wurden, müssen diese separat bestätigt werden.
- Cross-funktionale Onboardings: Wenn mehrere Abteilungen beteiligt sind, muss jede Sektion einzeln mit dem grünen Button Abschnitt genehmigenfreigegeben werden.
4. Den Prüfprozess abschließen
Nachdem Sie alle Sektionen geprüft haben, haben Sie drei finale Optionen:
Option A: Onboarding genehmigen
- Wenn alle Daten korrekt sind, klicken Sie auf den grünen Button Dieses Onboarding genehmigen oben rechts.
Option B: Onboarding zur Überarbeitung zurücksenden
- Wenn Korrekturen erforderlich sind, können Sie den Prozess mit Kommentaren an den Lieferanten zurücksenden.
- Einfacher Prozess: Klicken Sie auf den Button Diesen Prozess nochmals öffnen. Geben Sie im Pop-up-Fenster Ihre Anmerkungen ein und klicken Sie auf Lieferanten benachrichtigen.
- Cross-funktionaler Prozess: Klicken Sie in den relevanten Sektionen auf den hellroten Button Bemerkungen, um Kommentare hinzuzufügen. Der Gesamtgenehmiger sammelt diese und sendet sie gesammelt zurück, indem er auf Diesen Prozess nochmals öffnen klickt.
Option C: Onboarding ablehnen
- Wenn eine Zusammenarbeit mit dem Lieferanten ausgeschlossen wird, klicken Sie auf den roten Button Lieferanten ablehnen.
Pro-Tipps & Fehlerbehebung
- "Weiter"-Button ist nicht klickbar: Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Dokumente und Fragebögen in der aktuellen Sektion bestätigt wurden. Der Button wird erst aktiv, wenn alle Prüfschritte innerhalb der Sektion abgeschlossen sind.
- Status bei cross-funktionalen Onboardings prüfen: Klicken Sie auf das gelbe Kästchen (z. B. 1 / 8) auf der linken Seite, um das Pop-up GENEHMIGER-STATUS zu öffnen. Hier sehen Sie, welche Prüfer ihre Sektionen bereits genehmigt haben und welche noch ausstehen.
- Unterschied bei der Rücksendung: Beachten Sie den Unterschied bei der Kommentierung: Bei cross-funktionalen Prozessen werden Kommentare pro Sektion über den Bemerkungen-Button gesammelt. Bei einfachen Prozessen wird ein Gesamtkommentar über Diesen Prozess nochmals öffnen gesendet.