Dieser Artikel führt Sie durch die Schritte zum Erstellen, Verwalten und Anwenden von benutzerdefinierten Feldern für Ihre Vertragsklassen. Mit dieser Funktion können Sie spezifische Datenpunkte für verschiedene Vertragsarten erfassen, die dann in den jeweiligen Vertragsdokumenten sichtbar und nutzbar sind.
Voraussetzungen
- Sie müssen über Administratorrechte verfügen, um auf den Bereich Administration zugreifen und Änderungen an Vertragsklassen vornehmen zu können.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Navigieren Sie zu den Vertragsklassen.
- Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf das Zahnrad-Symbol, um die Administration zu öffnen.
- Wählen Sie im linken Menü Lieferantenmanagement.
- Klappen Sie das Untermenü Verträge auf und klicken Sie auf Vertragsklasse.
- Wählen und bearbeiten Sie eine Vertragsklasse.
- Sie sehen nun eine Liste aller vorhandenen Vertragsklassen.
- Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) neben der Klasse, der Sie benutzerdefinierte Felder hinzufügen oder für die Sie diese bearbeiten möchten (z. B. SaaS Contracts).
- Verwalten Sie benutzerdefinierte Felder.
- Im sich öffnenden Fenster Edit Contract Class scrollen Sie zum Abschnitt Benutzerdefinierte Felder.
- Hier können Sie bestehende Felder über den Schalter aktivieren oder deaktivieren.
- Fügen Sie ein neues benutzerdefiniertes Feld hinzu.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu hinzufügen.
- Füllen Sie im Formular Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen die erforderlichen Informationen aus:
- Feldname: Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für Ihr Feld ein.
- Feldtyp: Wählen Sie aus der Dropdown-Liste den passenden Datentyp (z. B. Kleiner Text, Nummer, Datum).
- Lieferantensichtbarkeit: Legen Sie fest, ob und wie der Lieferant dieses Feld sehen oder bearbeiten kann.
- Konfigurieren Sie weitere Optionen wie Pflichtfeld oder Mehrfachauswahl.
- Klicken Sie auf Hinzufügen, um das Feld zu speichern.
- Überprüfen Sie die Auswirkung im Vertrag.
- Navigieren Sie zu einem Lieferantenprofil und öffnen Sie den Reiter Contracts.
- Öffnen Sie ein Vertragsdetail, das die zuvor bearbeitete Vertragsklasse verwendet (z. B. SaaS Contracts).
- Das neue benutzerdefinierte Feld (z. B. "Meine Anmerkungen") ist nun im Vertragsformular sichtbar.
- Wenn Sie die Contract Class zu einer anderen Klasse ändern (z. B. Standard Contract), für die das Feld nicht aktiviert ist, wird das Feld dynamisch ausgeblendet.
- Nutzen Sie die Felder im Contract Management.
- Navigieren Sie über das Hauptmenü Lieferanten zu Contract Management.
- Klicken Sie auf Einstellungen, um die Tabellenansicht anzupassen.
- Sie können nun Ihre neu erstellten benutzerdefinierten Felder suchen und als Sichtbare Felder (Spalten) zu Ihrer Übersicht hinzufügen, um danach zu filtern und zu suchen.
Pro-Tipps
- Dynamische Formulare: Die Verwendung von Vertragsklassen zur Steuerung der sichtbaren Felder hilft Ihnen, Ihre Formulare sauber und relevant für den jeweiligen Anwendungsfall zu halten.
- Zentrales Reporting: Einmal definiert, können benutzerdefinierte Felder über alle Verträge hinweg für Filterung, Suche und Reporting im Contract Management genutzt werden. Dies ermöglicht eine detaillierte und flexible Auswertung Ihrer Vertragsdaten.
Fazit
Sie haben gelernt, wie Sie Vertragsklassen mit benutzerdefinierten Feldern erweitern können. Dies ermöglicht Ihnen, Ihre Datenerfassung zu standardisieren und gleichzeitig flexibel an verschiedene Vertragsarten anzupassen, was die Verwaltung und Auswertung Ihrer Verträge erheblich verbessert.