Dieser Artikel führt Sie durch die Erstellung von mehrstufigen Freigabeprozessen, die speziell auf einzelne Vertragsklassen zugeschnitten sind. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen die richtigen Verträge prüfen und genehmigen, was zu mehr Kontrolle und Effizienz führt.
Voraussetzungen
- Sie müssen über Administratorrechte verfügen, um auf den Bereich Administration zugreifen und Freigabelogiken konfigurieren zu können.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Navigieren Sie zu den Vertragsklassen.
- Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf das Zahnrad-Symbol, um die Administration zu öffnen.
- Wählen Sie im linken Menü Lieferantenmanagement.
- Klappen Sie das Untermenü Contracts auf und klicken Sie auf Contract Classes.
- Wählen Sie die Vertragsklasse aus und öffnen Sie die Freigabelogik.
- Suchen Sie die gewünschte Vertragsklasse (z. B. SaaS Contracts) in der Liste.
- Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol (Stift), um die Klasse zu öffnen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Genehmigungslogik konfigurieren, um den Editor für den Freigabeprozess zu starten.
- Fügen Sie eine neue Freigabestufe hinzu.
- Klicken Sie im Fenster Contract Approval auf die Schaltfläche Add Step, um die erste oder eine weitere Stufe zum Prozess hinzuzufügen.
- Klicken Sie im Fenster Contract Approval auf die Schaltfläche Add Step, um die erste oder eine weitere Stufe zum Prozess hinzuzufügen.
- Konfigurieren Sie die Details der Freigabestufe.
- Geben Sie im neuen Fenster einen Titel für die Stufe ein (z. B. „Finanzen“).
- Fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu.
- Definieren Sie die Genehmiger für die Stufe.
- Sie haben mehrere Möglichkeiten, Genehmiger zuzuweisen:
- Gruppen: Weisen Sie eine oder mehrere Benutzergruppen zu (z. B. „Einkäufer“).
- Rollen: Weisen Sie spezifische Systemrollen zu (z. B. „Category Manager“).
- Mitarbeiter: Benennen Sie einen oder mehrere einzelne Mitarbeiter direkt namentlich.
- Warengruppenverantwortliche / Haupteinkäufer: Aktivieren Sie diese Optionen, um die für den Lieferanten zuständigen Personen automatisch einzubeziehen.
- Sie haben mehrere Möglichkeiten, Genehmiger zuzuweisen:
- Legen Sie die Anzahl der erforderlichen Genehmigungen fest.
- Geben Sie im Feld Erforderliche Genehmigungen an, wie viele Personen aus dem definierten Kreis zustimmen müssen, damit die Stufe als genehmigt gilt.
- Für das Vier-Augen-Prinzip tragen Sie hier beispielsweise eine 2 ein.
- Erstellen und speichern Sie den Prozess.
- Klicken Sie auf Create step, um die Konfiguration der Stufe abzuschließen.
- Wiederholen Sie die Schritte 3-6, um weitere Stufen für einen mehrstufigen Prozess hinzuzufügen.
- Klicken Sie abschließend im Fenster Contract Approval auf Speichern, um die gesamte Freigabelogik für die Vertragsklasse zu aktivieren.
Pro-Tipps
- Mehrstufige Prozesse: Sie können beliebig viele Stufen hinzufügen, um komplexe Freigabeworkflows abzubilden, die beispielsweise erst eine fachliche, dann eine finanzielle und zuletzt eine rechtliche Prüfung erfordern.
- Flexibilität durch Rollen und Gruppen: Die Zuweisung über Rollen und Gruppen anstelle von Einzelpersonen stellt sicher, dass der Prozess auch bei Personalwechseln oder Abwesenheiten reibungslos weiterläuft.
- Vier-Augen-Prinzip: Nutzen Sie das Feld Erforderliche Genehmigungen, um sicherzustellen, dass kritische Verträge immer von mindestens zwei Personen geprüft werden.
Fazit
Sie haben erfolgreich gelernt, wie man eine detaillierte, klassenspezifische Freigabelogik für Verträge in Prospeum einrichtet. Verträge, die dieser Klasse zugewiesen sind, durchlaufen nun automatisch diesen definierten Prozess, und der Fortschritt ist jederzeit im Vertrag selbst nachverfolgbar.