Dieser Artikel erklärt, was Vertragsklassen sind, wie sie erstellt und konfiguriert werden und wie sie verwendet werden können, um Verträge zu kategorisieren und mit zusätzlichen, benutzerdefinierten Datenfeldern zu versehen.
Prerequisites (If any)
- Sie müssen über Administratorberechtigungen verfügen, um Vertragsklassen erstellen und verwalten zu können.
Step-by-Step Instructions
Teil 1: Eine neue Vertragsklasse erstellen
- Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke, um in den Administrationsbereich zu gelangen.
- Navigieren Sie im linken Menü zu Lieferantenmanagement und klappen Sie den Bereich Contracts auf.
- Klicken Sie auf den Menüpunkt Contract Classes. Sie sehen nun eine Übersicht der bereits existierenden Vertragsklassen.
- Klicken Sie auf den Button Vertragsklasse hinzufügen oben rechts.
- Geben Sie im Fenster Add Contract Class einen aussagekräftigen Namen für die neue Klasse ein (z. B. "Rahmenvertrag" oder "NDA").
- Klicken Sie auf Erstellen, um die Vertragsklasse zu speichern.
Teil 2: Benutzerdefinierte Felder zu einer Vertragsklasse hinzufügen
- Klicken Sie im Fenster Add Contract Class (oder beim Bearbeiten einer bestehenden Klasse) auf + Neu hinzufügen unter dem Abschnitt Benutzerdefinierte Felder.
- Konfigurieren Sie das neue Feld im Dialogfenster Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen:
- Feldname: Geben Sie einen Namen für das Feld ein (z. B. "Gültig bis" oder "Kündigungsfrist").
- Feldtyp: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü den passenden Datentyp aus (z. B. Kleiner Text, Datum, Nummer).
- Lieferantenorientiertheit: Legen Sie fest, wer das Feld sehen und bearbeiten darf (z. B. "Lieferanten können dieses Feld sehen, aber nicht bearbeiten").
- Weitere Optionen: Aktivieren Sie bei Bedarf Schalter für "Ist Option Typ", "Pflichtfeld" oder "Mehrfachwahl möglich".
- Klicken Sie auf Hinzufügen, um das Feld der Vertragsklasse zuzuordnen. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle benötigten Felder.
Teil 3: Eine Vertragsklasse auf einen Vertrag anwenden
- Navigieren Sie zum Profil eines Lieferanten und wechseln Sie zum Reiter Vertäge.
- Öffnen Sie einen bestehenden Vertrag oder erstellen Sie einen neuen.
- Im Detailbereich des Vertrags finden Sie das Feld Vertragsklasse.
- Wählen Sie die gewünschte Vertragsklasse aus dem Dropdown-Menü aus.
- Nach der Auswahl werden die benutzerdefinierten Felder, die Sie für diese Klasse konfiguriert haben, automatisch im Vertragsformular angezeigt und können ausgefüllt werden.
Troubleshooting / Pro-Tips
- Zweck von Vertragsklassen: Nutzen Sie Vertragsklassen, um Ihre Verträge zu standardisieren. Sie können damit sicherstellen, dass für bestimmte Vertragstypen (z.B. Software-as-a-Service) immer dieselben spezifischen Informationen erfasst werden.
- Dynamische Formulare: Die Zuweisung einer Vertragsklasse passt die Eingabemaske eines Vertrags dynamisch an. Dies hilft, die Datenqualität zu verbessern und nur relevante Informationen abzufragen.
- Sichtbarkeit steuern: Über die Einstellung Lieferantenorientiertheit können Sie genau steuern, welche Vertragsdetails für den Lieferanten sichtbar oder sogar bearbeitbar sind und welche nur intern verwendet werden.