Dieser Artikel erklärt, was Dokumentenklassen sind und wie Sie diese in den Administratoreinstellungen von Prospeum anlegen, bearbeiten und verwalten können. Dokumentenklassen helfen dabei, von Lieferanten hochgeladene Dokumente einheitlich zu kategorisieren, um die Vergleichbarkeit und Durchsuchbarkeit zu verbessern.
Voraussetzungen
- Sie müssen ein Administrator sein, um auf die Einstellungen zugreifen und Dokumentenklassen verwalten zu können.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Navigieren Sie zu den Einstellungen.
Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) in der oberen rechten Ecke der Benutzeroberfläche, um zu den Administratoreinstellungen zu gelangen. - Öffnen Sie die Verwaltung der Dokumentenklassen.
Wählen Sie in der linken Navigationsleiste den Menüpunkt Lieferantenmanagement aus und klicken Sie anschließend auf den Unterpunkt Dokumentenklassen. - Übersicht der Dokumentenklassen.
Sie sehen nun eine Tabelle mit allen bereits im System angelegten Dokumentenklassen. In der Spalte AKTIONEN können Sie eine bestehende Klasse über das Stift-Symbol bearbeiten oder über das Mülleimer-Symbol löschen. - Erstellen Sie eine neue Dokumentenklasse.
Klicken Sie auf den Button Dokumentenklasse hinzufügen oben rechts über der Tabelle. - Füllen Sie die Details der Dokumentenklasse aus.
Ein neues Formular öffnet sich auf der rechten Seite. Füllen Sie die folgenden Felder aus:- Name: Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Dokumentenklasse ein (z.B. "Code of Conduct"). Dies ist ein Pflichtfeld.
- Code Name: Geben Sie einen internen Code-Namen an. Dieser wird für Systemsynchronisierungen verwendet. Dies ist ein Pflichtfeld.
- Beschreibung: Fügen Sie eine optionale Beschreibung hinzu, die den Zweck der Dokumentenklasse näher erläutert.
- Onboarding-Dokument: Weisen Sie optional ein vordefiniertes Onboarding-Dokument (z.B. eine Vorlage) aus der Dropdown-Liste zu.
- Procurement Task To Renew: Aktivieren Sie diesen Schalter, wenn Ihr Einkaufsteam eine Erinnerung erhalten soll, bevor ein Dokument dieser Klasse abläuft.
- Supplier Task To Renew: Aktivieren Sie diesen Schalter, wenn der Lieferant eine Erinnerung erhalten soll, ein neues Dokument hochzuladen, bevor das alte abläuft.
- Speichern Sie die neue Dokumentenklasse.
Nachdem Sie alle gewünschten Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf den Button zum Speichern (im Video nicht gezeigt, aber impliziert durch "Enable").
Pro-Tipps
- Code Name: Es wird empfohlen, für den Code Name den gleichen Wert wie für den Name zu verwenden, um die Konsistenz bei Systemsynchronisierungen zu gewährleisten.
- Erinnerungsfristen: Die genauen Fristen für die Erinnerungsbenachrichtigungen (z.B. 30 Tage vor Ablauf) werden in Zusammenarbeit mit dem Prospeum-Team konfiguriert.
- Onboarding-Dokumente: Um Vorlagen für das Feld Onboarding-Dokument zu verwalten, lesen Sie bitte den entsprechenden Artikel zur Verwaltung von Onboarding-Dokumenten.
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- Wie man Onboarding-Dokumente verwaltet