Zertifikatsklassen ermöglichen es Ihnen, Zertifikate von Lieferanten zentral zu kategorisieren. Dies sorgt für eine einheitliche Verwaltung und erleichtert die Filterung und das Risikomanagement. Dieser Artikel führt Sie durch die Erstellung und Konfiguration von Zertifikatsklassen.
Voraussetzungen
- Sie müssen über Administratorrechte verfügen, um auf die Einstellungen zugreifen zu können.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Navigieren Sie zu den Einstellungen.
Klicken Sie oben rechts in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Administration zu öffnen. - Öffnen Sie die Zertifikatsklassen.
Wählen Sie in der linken Navigationsleiste den Menüpunkt Lieferantenmanagement und klicken Sie anschließend auf den Unterpunkt Zertifikatsklassen. - Erstellen Sie eine neue Zertifikatsklasse.
Klicken Sie oben rechts auf den blauen Button Zertifikat hinzufügen. Ein neues Fenster (Modal) öffnet sich. - Geben Sie die Basisinformationen ein.
- Geben Sie im Feld Name eine klare Bezeichnung für die Zertifikatsklasse ein (z. B. "ISO 9001").
- Geben Sie im Feld Code Name eine interne Kennung ein.
- (Optional) Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, um den Zweck der Klasse zu erläutern.
- Konfigurieren Sie die Onboarding- und Erneuerungsoptionen.
- Onboarding-Dokument: Wenn der Lieferant eine Vorlage ausfüllen soll, können Sie hier ein zuvor hochgeladenes Onboarding-Dokument verknüpfen.
- Procurement Task To Renew: Aktivieren Sie diesen Schalter, wenn der Einkauf bei Ablauf des Zertifikats eine Aufgabe erhalten soll.
- Supplier Task To Renew: Aktivieren Sie diesen Schalter, damit der Lieferant automatisch eine Erinnerung erhält, ein neues Zertifikat hochzuladen, bevor das alte abläuft.
- Verknüpfen Sie die Zertifikatsklasse mit dem Risikomanagement.
Klicken Sie in der Übersicht der Zertifikatsklassen in der Zeile der gewünschten Klasse auf das blaue Weltkugel-Symbol in der Spalte Aktionen. - Wählen Sie die relevanten Risikobereiche aus.
Klicken Sie im Fenster "Risikoauswirkung" auf das Drop-down-Menü Auswahl Risikobereich und wählen Sie durch Anklicken die Risiken aus, die durch diese Zertifikatsklasse abgedeckt werden (z. B. Datenschutz, Internetsicherheit). - Stellen Sie die Risikoauswirkung ein.
Für jeden ausgewählten Risikobereich können Sie nun die Auswirkung definieren:- Score: Ziehen Sie den Slider auf den gewünschten Wert (empfohlen: 100 %).
- Confidence: Legen Sie die Aussagekraft des Zertifikats fest (z. B. High Confidence für ein sehr aussagekräftiges Zertifikat).
- Impact: Definieren Sie die Wichtigkeit des Zertifikats für diesen spezifischen Risikobereich (z. B. High Impact für ein kritisches Zertifikat).
Pro-Tipps
- Code Name: Es wird empfohlen, für den Code Name denselben Wert wie für den Namen zu verwenden, um die Konsistenz zu wahren.
- Ablauf-Erinnerung: Es wird dringend empfohlen, die Option Supplier Task To Renew für alle Zertifikatsklassen zu aktivieren. Dies stellt sicher, dass Lieferanten proaktiv an die Erneuerung ihrer Zertifikate erinnert werden.
- Risikobewertung: Ein Score von 100 % bedeutet, dass ein gültiges Zertifikat dieser Klasse das zugehörige Risiko vollständig abdeckt. Passen Sie "Confidence" und "Impact" an, um die Gewichtung im Gesamtrisiko-Score zu verfeinern.